Nachfolgeplanung in der Verwaltung: Wenn niemand nachrückt

Der Amtsleiter geht, und die Stelle bleibt Monate offen: Ein Szenario, das sich mit vorausschauender Personalplanung verhindern lässt.

In vielen Verwaltungen erreicht in den kommenden Jahren eine große Zahl an Beschäftigten das Rentenalter. Die geburtenstarken Jahrgänge scheiden zunehmend aus, und der Rekrutierungsbedarf der Behörden steigt entsprechend. Wenn eine Führungsposition frei wird und keine Nachfolge vorbereitet ist, entsteht eine Lücke, die sich nicht kurzfristig schließen lässt: Wissen geht verloren, Entscheidungen stocken, und die Suche nach einer geeigneten Besetzung dauert oft länger als geplant.

Fluktuation ist absehbar, wenn man hinschaut

Personalcontrolling und Bedarfsanalysen dienen genau diesem Zweck: der fortlaufenden Bestimmung absehbarer Fluktuationen auf Grundlage der jeweiligen Altersstruktur. Wer die Altersverteilung im eigenen Stellenplan kennt, weiß mit einigem Vorlauf, welche Positionen in den nächsten Jahren durch Pensionierung oder Verrentung frei werden. Das gilt für Sachbearbeitungsstellen ebenso wie für Leitungsfunktionen, wobei Leitungspositionen ein besonderes Risiko tragen: Sie lassen sich nicht einfach nachbesetzen, weil sie fachliche Erfahrung, Führungskompetenz und oft auch informelles Wissen über gewachsene Strukturen voraussetzen.

Fluktuationsanalysen liefern dabei mehr als nur ein Ausscheidedatum. Sie geben auch Aufschluss darüber, in welchen Aufgabenbereichen Mitarbeitende besonders belastet sind und deshalb möglicherweise selbst über einen Wechsel nachdenken. Eine Verwaltung, die diese Signale ignoriert, wird von Abgängen überrascht, die sich bei genauerem Hinsehen längst angekündigt hatten.

Personalplanung als Fundament, nicht als Reaktion

Die Personalplanung und Bedarfsanalyse bildet das Fundament der gesamten Personalarbeit und damit auch der Nachfolgeplanung. Ihr Ziel ist es, dass die Verwaltung zu jedem Zeitpunkt über ausreichendes und qualifiziertes Personal verfügt, um ihre Aufgaben zu erledigen. Das lässt sich nicht erreichen, wenn eine Nachbesetzung erst dann angestoßen wird, wenn die Kündigung oder der Pensionierungsbescheid bereits vorliegt.

Sinnvoller ist ein Vorlauf von mehreren Jahren, in dem absehbare Bedarfe innerhalb des Stellenplans systematisch analysiert werden. Für Führungspositionen bedeutet das konkret: Wer könnte in Frage kommen, wenn die aktuelle Stelleninhaberin oder der aktuelle Stelleninhaber ausscheidet? Welche Entwicklungsschritte müssten diese Person in der Zwischenzeit durchlaufen, damit sie zum Zeitpunkt des Wechsels tatsächlich einsatzbereit ist? Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn die Personalplanung nicht isoliert betrachtet wird, sondern mit der Entwicklung und Qualifizierung der vorhandenen Beschäftigten zusammengedacht wird.

Die Schnittstelle zum Organisationsmanagement nutzen

Personalplanung hat eine Schnittstelle zu anderen Querschnittsbereichen der Verwaltung, insbesondere zum Organisationsmanagement. Über entsprechende Bemessungsverfahren klären Organisationsbereiche, welche Aufgaben in welchem Umfang und welcher Qualität erledigt werden müssen. Für die Nachfolgeplanung heißt das: Bevor eine Position wieder besetzt wird, lohnt sich die Frage, ob der bisherige Zuschnitt der Stelle überhaupt noch zu den aktuellen Aufgaben passt oder ob sich mit dem Wechsel auch eine Anpassung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten anbietet.

Für die Personalbedarfsermittlung gibt es in der öffentlichen Verwaltung etablierte, in Organisationshandbüchern für Bund und Kommunen beschriebene Verfahren. Der Bundesrechnungshof hat zusätzlich Anforderungen formuliert, die bei der Bedarfsermittlung zu berücksichtigen sind. Diese Verfahren lassen sich auch für Führungspositionen anwenden und schaffen eine belastbare Grundlage dafür, den Nachfolgebedarf nicht dem Zufall zu überlassen.

Diese Zusammenhänge beschreibe ich ausführlicher in Kapitel 3 meines Buches Personalmanagement in der öffentlichen Verwaltung, wo die Personalplanung und Bedarfsanalyse als Ausgangspunkt für den gesamten Personallebenszyklus eingeordnet wird.

Was Verwaltungen jetzt tun können

Nachfolgeplanung beginnt nicht am Tag der Kündigung, sondern deutlich früher, mit einem klaren Blick auf die Altersstruktur im eigenen Haus. Wer weiß, welche Leitungsstellen in den kommenden drei bis fünf Jahren durch Pensionierung frei werden, kann rechtzeitig geeignete Beschäftigte identifizieren, sie gezielt entwickeln und so verhindern, dass eine wichtige Position monatelang unbesetzt bleibt oder mit einer Notlösung überbrückt werden muss.