Die Stellenbeschreibung, die niemand liest — und was sie ersetzt

Eine Stellenbeschreibung, die nur Aufgaben aufzählt, beschreibt keine Stelle, sondern eine Erwartung an einen Menschen, den es nicht gibt.

In einer Bauaufsicht liegt eine Stellenbeschreibung aus dem Jahr 2019. Unter „Hauptaufgaben“ steht ein einziger Satz: „Mitarbeit bei der Bearbeitung von Bauanträgen.“ Die Stelleninhaberin bearbeitet inzwischen Anträge im vereinfachten Verfahren eigenständig bis zum Bescheid, stimmt sich bei Abweichungen vom Bebauungsplan mit dem Fachamt ab und vertritt die Abteilung in Bürgersprechstunden. Nichts davon steht in dem Dokument. Wer die Stelle von außen beurteilen müsste, für die Eingruppierung, für eine Nachbesetzung, für die Einarbeitung einer Vertretung, fände darin keine der Antworten, die er bräuchte.

Das ist kein Einzelfall, und es ist auch kein reines Pflegeproblem, das sich mit einer jährlichen Erinnerungsmail lösen ließe. Das eigentliche Problem liegt schon in der Formulierung selbst: „Mitarbeit bei“ sagt nichts darüber, was die Person tatsächlich tut, wie viel Entscheidungsspielraum sie hat und welcher Zeitanteil auf die Aufgabe entfällt. Eine solche Beschreibung lässt sich nicht sinnvoll fortschreiben, weil sie von Anfang an zu unbestimmt war, um irgendetwas Konkretes festzuhalten. Fortschreiben kann man nur, was vorher schon etwas beschrieben hat.

Warum Aufzählen nicht Beschreiben ist

Eine Stellenbeschreibung, die nur Aufgaben aufzählt, beschreibt keine Stelle, sondern eine Erwartung an einen Menschen, den es nicht gibt. Sie beschreibt eine abstrakte Funktion statt einer konkreten Tätigkeit, und genau darin liegt der Unterschied zwischen einem Dokument, das Bestand hat, und einem, das schon am Tag der Unterschrift veraltet ist. „Unterstützung der Sachbearbeitung“ oder „Mitwirkung bei Projekten“ sind Sammelbegriffe, unter die sich fast jede Tätigkeit schieben lässt. Damit lässt sich formal ein Kästchen ausfüllen, aber keine Eingruppierung begründen, kein Anforderungsprofil für die Auswahl ableiten und keiner neuen Kollegin erklären, was sie am ersten Tag erwartet.

Die Alternative ist kein größerer Aufwand, sondern eine andere Gewohnheit beim Formulieren: statt der Funktion die tatsächliche Verrichtung zu beschreiben.

Der eine Handgriff: aus der Aufgabenliste wird eine Beschreibung

Der Unterschied zeigt sich am deutlichsten im direkten Vergleich:

Vorher: „Mitarbeit bei der Bearbeitung von Bauanträgen.“

Nachher: „Eigenständige Prüfung und Bescheidung von Bauanträgen im vereinfachten Verfahren; Abstimmung mit Fachämtern bei Abweichungen vom Bebauungsplan; Beratung von Antragstellenden in der offenen Sprechstunde.“

Der zweite Satz braucht nicht mehr Worte, aber er ersetzt ein Sammelwort durch drei konkrete Verrichtungen: prüfen und bescheiden, abstimmen, beraten. Jede davon lässt sich einem Zeitanteil zuordnen, jede davon zeigt, wie viel eigene Entscheidung dahintersteckt, und jede davon lässt sich mit dem tatsächlichen Arbeitstag der Stelleninhaberin abgleichen. Die Regel dahinter lässt sich auf eine Zeile verkürzen: Wo „Mitarbeit“, „Unterstützung“ oder „Mitwirkung“ steht, fehlt die eigentliche Information. Diese Wörter beschreiben eine Beziehung zur Aufgabe, nicht die Aufgabe selbst.

Das lässt sich auf jede Stellenbeschreibung anwenden, unabhängig von Fachbereich oder Entgeltgruppe. Man muss nicht die gesamte Beschreibung neu schreiben, um den Unterschied zu spüren. Es reicht, jeden Satz mit einem der drei Sammelbegriffe zu markieren und ihn durch die tatsächliche Tätigkeit zu ersetzen. Das gilt auch dort, wo viele vergleichbare Stellen zu einer Funktionsbeschreibung zusammengefasst werden, um den Pflegeaufwand zu begrenzen: Auch eine Funktionsbeschreibung für zehn gleichartige Stellen wird nicht dadurch präziser, dass sie allgemeiner formuliert ist. Sie muss lediglich die tatsächliche Verrichtung der Gruppe treffen statt der einzelnen Person, bleibt aber in der Sprache genauso konkret.

Was davon abhängt

Dieser eine Handgriff trägt mehr, als seine Kürze vermuten lässt.

Für die Eingruppierung entscheidet die konkrete Tätigkeit, nicht die abstrakte Funktion, zu welcher Entgeltgruppe eine Stelle gehört. Eine vage Formulierung lässt sich in einem Widerspruchsverfahren kaum verteidigen, weil sie keine Grundlage für einen Vergleich mit den tariflichen Tätigkeitsmerkmalen liefert. Wer sich hier auf Sammelbegriffe verlässt, verschiebt die eigentliche Arbeit der Begründung in den Streitfall hinein, statt sie vorher einmal sauber zu erledigen.

Für die Personalauswahl entscheidet die konkrete Beschreibung darüber, ob ein Anforderungsprofil überhaupt etwas taugt. Wer „Mitwirkung bei der Digitalisierung“ ausschreibt, bekommt Bewerbungen auf eine Position, die es in dieser Form gar nicht gibt, und muss die eigentlichen Anforderungen erst im Gespräch klären, statt sie vorab zu prüfen und daran messen zu können.

Für die Einarbeitung ist die konkrete Beschreibung der Unterschied zwischen einer neuen Kollegin, die am ersten Tag weiß, woran sie gemessen wird, und einer, die sich diese Antwort über Monate selbst erarbeiten muss, meist durch Zusehen und Nachfragen statt durch ein Dokument, das ihr diese Zeit erspart hätte.

Für die Nachfolgeplanung schließlich ist die konkrete Beschreibung die einzige Grundlage, auf der sich überhaupt feststellen lässt, welche Entwicklungsschritte eine mögliche Nachfolgerin noch durchlaufen müsste. Eine vage Funktionsbeschreibung lässt diese Frage offen, bis die Stelle bereits frei ist, und genau dann fehlt die Zeit, sie noch zu beantworten.

Was jetzt zu tun ist

Der Aufwand, eine Stellenbeschreibung neu zu formulieren, wirkt größer, als er ist, solange man ihn als Gesamtprojekt betrachtet, das eine ganze Abteilung auf einmal erfasst. Kleiner wird er, wenn man ihn auf den einen Handgriff reduziert: eine Stellenbeschreibung nehmen, die älter als drei Jahre ist, jeden Satz mit „Mitarbeit“, „Unterstützung“ oder „Mitwirkung“ markieren und durch die tatsächliche Verrichtung ersetzen. Wer das für eine einzige Stelle durchspielt, merkt schnell, wie viele Entscheidungen, von der Eingruppierung über die Auswahl bis zur Nachfolgeplanung, bisher auf einem Dokument beruhten, das die eigentliche Arbeit nie beschrieben hat. Der zweite Fall lässt sich dann mit demselben Blick erledigen, und irgendwann ist die ganze Abteilung durch, ohne dass es je wie ein Projekt angefühlt hätte.