Die Stellenbeschreibung: Fundament der Personalarbeit, das zu oft veraltet

Kaum ein Dokument in der Personalarbeit wird so selbstverständlich vorausgesetzt und gleichzeitig so stiefmütterlich gepflegt wie die Stellenbeschreibung.

Wer in einer Verwaltung nach der aktuellen Stellenbeschreibung einer bestimmten Position fragt, erlebt häufig eine ernüchternde Antwort. Das Dokument existiert, stammt aber aus einer Zeit, in der die Aufgaben der Stelle noch anders zugeschnitten waren. Veränderte Zuständigkeiten, neue digitale Werkzeuge oder gewachsene Fachaufgaben wurden nicht nachgetragen. In manchen Fällen fehlt eine Stellenbeschreibung ganz. Beides hat Folgen, die weit über die Personalakte hinausreichen.

Mehr als ein Formular

Eine Stellenbeschreibung legt fest, welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen zu einer Stelle gehören. Für Mitarbeitende und Führungskräfte schafft sie eine gemeinsame Definition dessen, was von der Stelleninhaberin oder dem Stelleninhaber erwartet wird. Genau darin liegt ihr zentraler Zweck: Klarheit und Orientierung für alle Beteiligten. Alle, die mit einer Stelle zu tun haben, wissen dadurch, welcher Aufgabenbereich und welche Kompetenzen dazugehören.

Auf dieser Grundlage werden in der Praxis eine ganze Reihe personeller und organisatorischer Entscheidungen getroffen. Die Stellenbeschreibung bildet den Ausgangspunkt für die tarifliche Eingruppierung, weil sie die rechtliche und tarifliche Basis für die Bewertung einer Stelle liefert. Sie unterstützt die Personalentwicklung, indem das darin enthaltene Anforderungs- und Kompetenzprofil mit den tatsächlichen Fähigkeiten der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers abgeglichen wird. Qualifizierungsbedarfe lassen sich so gezielt statt beliebig ableiten, weil die Qualifizierungsmaßnahme konkret auf den Kompetenzbedarf der jeweiligen Stelle ausgerichtet werden kann. Ergeben sich Probleme bei dieser Ableitung, liegt das in der Praxis oft schlicht daran, dass die zugrunde liegende Stellenbeschreibung fehlt oder nicht kontinuierlich fortgeschrieben wurde.

Auch im Auswahlverfahren kommt der Stellenbeschreibung eine tragende Rolle zu: Das Anforderungsprofil wird mit dem Profil der Bewerberinnen und Bewerber verglichen. Je höher die Deckung, desto passgenauer die Auswahl. Und für die strategische Nachfolgeplanung von Schlüsselpositionen ist die Stellenbeschreibung ebenso Bezugspunkt: Die Analyse zukünftiger Anforderungen an eine Führungs- oder Expertenrolle mündet regelmäßig in eine Fortschreibung der bestehenden Beschreibung.

Wenn die Pflege ausbleibt

In der Praxis wird der Nutzen der Stellenbeschreibung häufig unterschätzt. Das zeigt sich vor allem an ihrer Aktualität. Veränderte Aufgaben oder Anforderungen werden nicht in das Dokument übertragen, die Stellenbeschreibung bleibt unverändert stehen und verliert damit einen guten Teil ihrer Wirkung. Wo überhaupt keine Stellenbeschreibung vorliegt, fehlt sogar die verbindliche Grundlage für die Aufgabenerledigung auf der Stelle. Für die Eingruppierung entstehen daraus bewertungsrechtliche Probleme, weil die tarifliche Zuordnung ohne eine belastbare Beschreibung der tatsächlichen Tätigkeiten nicht sauber begründet werden kann.

Für Organisationen mit vielen vergleichbaren Aufgaben muss die Stellenbeschreibung nicht in individualisierter Form für jede einzelne Stelle erstellt werden. Funktionsbezogene Stellenbeschreibungen fassen Gruppen vergleichbarer Aufgaben zusammen und halten die zugehörigen Anforderungen und Kompetenzen in einer Funktionsbeschreibung fest. Das reduziert den Pflegeaufwand erheblich, ohne die Aussagekraft für die einzelne Stelle zu verlieren.

Von der Beschreibung zur Bewertung

Auf Basis der Stellenbeschreibung und der darin definierten Aufgaben und Arbeitsvorgänge erfolgt die eigentliche Stellenbewertung. Sie zielt darauf ab, den Schwierigkeitsgrad und die Wertigkeit einer Stelle objektiv zu beurteilen und darauf aufbauend die tarifliche Eingruppierung vorzunehmen. Das Bundesverwaltungsamt hat dazu 2020 einen Leitfaden mit dem Titel „Die Arbeitsplatzbeschreibung. Basis für tarifgerechte Eingruppierung“ veröffentlicht und darin die Bedeutung einer einheitlichen Vorgehensweise betont.

Die Bewertung selbst läuft in fünf Schritten ab. Zunächst werden die Tätigkeiten der Stelle detailliert und präzise beschrieben, ohne unklare Formulierungen wie „Mitarbeit“ oder „Unterstützung“. Stattdessen wird konkret auf die tatsächliche Verrichtung abgestellt. Anschließend werden die Zeitanteile der einzelnen Tätigkeiten ermittelt, wobei Tätigkeiten mit mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit für die Eingruppierung ausschlaggebend sind. Im dritten Schritt werden Arbeitsvorgänge abgegrenzt, also klar abgrenzbare Arbeitsergebnisse wie die Erstellung eines Berichts oder die Bearbeitung eines Antrags. Zusammenhangstätigkeiten wie Recherche, Telefonate oder Schriftverkehr werden dabei der jeweiligen Kernaufgabe zugerechnet und nicht gesondert betrachtet. Jeder Arbeitsvorgang wird danach für sich bewertet und mit den Tätigkeitsmerkmalen der Entgeltordnung abgeglichen, wobei Fachkenntnisse, Verantwortung, Schwierigkeitsgrad und Eigenverantwortlichkeit der Ausführung geprüft werden. Am Ende steht die abschließende Gesamtbewertung, bei der die Stelle der Entgeltgruppe zugeordnet wird, deren Tätigkeitsmerkmale zu mindestens 50 Prozent erfüllt werden.

Für Beamtinnen und Beamte gilt ein eigener Weg: die Dienstpostenbewertung. Die analytische Dienstpostenbewertung bestimmt die Wertigkeit einer Stelle unabhängig vom aktuellen Stelleninhaber anhand objektiver Kriterien wie Fachkompetenz, Verantwortung, Arbeitsbedingungen und Kommunikationsanforderungen. Berücksichtigt werden dabei auch die besonderen Pflichten von Beamtinnen und Beamten zu Neutralität und Loyalität sowie beamtenrechtliche Grundsätze wie das Alimentationsprinzip. Die summarische Dienstpostenbewertung ist die vereinfachte Variante, die den Dienstposten insgesamt bewertet, ohne die Anforderungen im Detail zu zerlegen. Sie eignet sich, wenn die Komplexität des Stellenprofils gering ist, und spart dadurch Aufwand gegenüber der analytischen Bewertung.

Der Aufwand lohnt sich

Eine funktionsbezogene, aktuelle Stellenbeschreibung ist kein bürokratisches Beiwerk, sondern die Grundlage für eine effiziente und transparente Personalarbeit. Sie schafft Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und erforderliche Kompetenzen und wirkt damit weit über die Eingruppierung hinaus: in die Personalentwicklung, in die Nachfolgeplanung und in jede Entscheidung, die auf einem realistischen Bild der Stelle beruht. Klar definierte Stellenprofile erleichtern zudem die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Erstellung eines Aufgabenkatalogs im Zuge von Personalbemessungsprojekten, weil sich die dort benötigten Angaben zu Aufgaben und Zeitanteilen unmittelbar aus vorhandenen Stellenbeschreibungen ableiten lassen.

Verwaltungen, die ihre Stellenbeschreibungen regelmäßig auf Aktualität prüfen und bei Bedarf fortschreiben, ersparen sich spätere Konflikte bei der Eingruppierung und schaffen die Voraussetzung für zielgerichtete Personalentwicklung. Der Wert des Dokuments zeigt sich am deutlichsten dort, wo es fehlt: in ungeklärten Zuständigkeiten, in zähen Eingruppierungsverfahren und in Qualifizierungsmaßnahmen, die am tatsächlichen Bedarf vorbeigehen.

Diese Zusammenhänge werden auch im Kapitel zur Stellenbeschreibung und -bewertung meines Buches Personalmanagement in der öffentlichen Verwaltung vertieft, unter anderem mit einem konkreten Muster für eine Stellenbeschreibung und einer Darstellung der Prozessschritte der Stellenbewertung.